Cómo dar de alta a un cliente a crédito sin heredar el atraso

La cartera vencida de dentro de seis meses se está firmando hoy, en el alta. Un límite dicho de palabra, un plazo que ventas acomoda para cerrar, un portal que nadie registra, y el primer pedido sale. Cuando la factura vence, crédito descubre que no hay un contacto de pagos ni una condición escrita. Cobrar eso es más caro que haber frenado el alta una semana.

Dar de alta a crédito no es llenar un formulario. Es decidir cuánto puede deberle este cliente, desde qué evento corre el plazo, y qué pasa cuando se pasa. Esta nota es ese arranque, antes de que exista un vencido que gestionar.

Qué se acuerda antes del primer embarque

Tres cosas, por escrito. El límite de saldo. El plazo, y qué hecho lo dispara: CFDI, contra-recibo, entrada de almacén o aprobación en portal. Y quién, del lado del cliente, recibe la factura y quién programa el pago. Sin el tercero, el plazo es una frase. El pedido va a salir y el correo de cobranza va a rebotar en un buzón que nadie abre.

Ventas puede proponer el plazo que el mercado pide. Crédito lo autoriza o lo recorta. Si cada vendedor puede dejarlo en “como el año pasado” sin que nadie lo anote, el alta ya nació vencida. El mismo criterio sirve cuando el cliente es un distribuidor con línea: el límite tiene que existir fuera del pedido. En los demás sectores la lógica es la misma, aunque el documento cambie.

El expediente mínimo del cliente nuevo

Razón social que va a facturar y razón social que va a pagar, si no son la misma. Datos fiscales coherentes con el CFDI que van a exigir. Pedido o contrato del primer suministro. Contacto de compras y contacto de cuentas por pagar. Si el cliente paga por portal, el número de proveedor dado de alta antes de timbrar, no después de que rechacen la factura.

No hace falta un estudio interminable para un primer pedido acotado. Hace falta no surtir un monto grande a una empresa de la que solo se tiene el teléfono del comprador. Si el grupo tiene varias razones sociales, se alta la que se obliga, no la que “siempre ha pedido”. Cobrarle después a la que no está en la factura es otra cartera, más difícil.

Guarde el correo donde aceptan plazo y precio. Dentro de unos meses ese correo es la diferencia entre un atraso y una disputa de tarifa. El alta sin ese papel obliga a cobranza a discutir el precio que ventas cerró de palabra.

El primer ciclo es la prueba, no el trámite

Conviene un tope del primer pedido por debajo del límite que se imagina a seis meses. El límite crece cuando el primer ciclo se cumple, no cuando el comprador pide el doble “porque salió bien la negociación”. Crecer al inicio, antes de ver un depósito, es dar el historial por hecho. El primer vencimiento se vigila a propósito. No porque el cliente sea sospechoso, sino porque ahí se ve si el contacto de pagos existe, si el portal recibe y si el plazo que se firmó es el que ellos programan. Un atraso en el primer ciclo, corregido enseguida, enseña cómo trabajar con usted. Un atraso ignorado “porque es nuevo” enseña que hay tiempo de sobra.

Si el primer pago llega tarde y nadie lo comenta, el límite no debería crecer en el segundo pedido. Crecer el límite porque “ya compró bien” sin mirar si pagó en fecha es confundir volumen con hábito. El volumen se celebra en ventas. El hábito lo mira crédito antes de ampliar.

Qué se le dice al cliente desde el día uno

Se le dice la fecha, el medio de pago y a quién confirma el depósito. También se le dice, con calma, qué ocurre si el vencido pasa el corte: el siguiente pedido se detiene o pide autorización. Dicho al inicio, es una condición comercial. Dicho por primera vez cuando ya hay tres facturas abiertas, es un conflicto. La regla de frenar pedidos se entiende mejor cuando no debuta como castigo.

No prometa en el alta un trato de cobranza que luego no va a cumplir, ni un margen de días “de gracia” que no esté en el sistema. El cliente guarda esa frase. Crédito, meses después, cobra contra otra. El alta es el momento de que las dos áreas usen la misma fecha. El pase cuando la cuenta venza duele menos si el plazo nunca se negoció dos veces.

Un cliente que regresa no es un cliente nuevo

Quien ya tuvo quita, convenio roto o un castigo no entra por el mismo carril que un nombre desconocido. El historial se lee antes de abrir el límite. Se puede volver a vender, de contado o con un tope bajo, si crédito lo escribe. No se “reactiva la cuenta” porque ventas reencontró al comprador.

Tampoco se hereda el límite de otra razón social del grupo sin ver quién paga. El grupo puede ser buen cliente en una empresa y un atraso crónico en la de junto. El alta es por quien se obliga.

Hecho así, el alta no garantiza que nunca haya vencido. Hace que el vencido, si llega, tenga a quién llamar, una fecha que las dos partes reconocen y un corte que no hay que inventar. Eso es más útil que un formulario largo que nadie consulta el día del primer rechazo en el portal.