Castigar una cuenta y dejar de cobrarla no son la misma decisión, aunque en muchas empresas se tomen juntas y de mal humor. El castigo contable dice que ese saldo ya no se va a presentar como caja esperada. Seguir o no la gestión dice si todavía hay alguien a quien hablarle y un documento que sostenga el reclamo. Se puede reservar y seguir. Se puede dejar de llamar sin haber reservado. Conviene no confundir el alivio del reporte con el cierre del caso.
Tampoco es un veredicto de que “ya no se recupera un peso”. Nadie puede afirmar eso sin ver la cuenta. Lo que sí se puede decidir, con criterio escrito, es si el siguiente mes de gestión tiene materia o solo está ocupando a alguien.
Siga cuando hay tres cosas. Un saldo que el cliente puede reconocer, porque la factura y la entrega están. Un interlocutor que existe, aunque hoy no conteste. Y un monto que justifica el esfuerzo de su gente o de un tercero. La edad, sola, no cierra el caso. Una factura de hace unos meses, bien documentada, de una empresa que sigue operando, todavía es una gestión. Lo que se enfría es la conversación, no el derecho a pedirla. Ese reloj está en qué cambia a los 30, 60, 90 y 120 días.
Seguir también tiene sentido cuando el silencio es reciente y el expediente se acaba de ordenar. Muchas cuentas “incobrables” en el habla del comité son cuentas que nadie volvió a trabajar con el documento correcto. Antes de castigar, pregunte si alguien llamó con el acuse en la mano o si solo se reenvió el estado de cuenta.
Deje de tratarla como gestión activa cuando falta la materia. La empresa no existe en la práctica, el domicilio cerró y no hay otra razón social seria a la cual hablarle. No hay factura ni prueba de entrega, y operaciones ya dijo que no las va a reconstruir. El monto es menor que el tiempo de perseguirlo, y no forma parte de un grupo de facturas del mismo deudor que juntas sí pesan. O la disputa es tan de fondo, y tan vieja, que su propio equipo no puede explicar qué se entregó.
En esos casos, seguir llamando cada lunes no es constancia. Es actividad. Anote el motivo, archive el intento y saque la cuenta de la lista semanal. Si más adelante aparece un dato nuevo —un contacto, un pago parcial, una empresa del grupo que sigue comprando—, se reabre con ese dato, no con la costumbre.
Reservar o dar de baja el saldo limpia el activo y obliga a dejar de contarlo como dinero de este trimestre. Puede ser la decisión honesta cuando la cobranza ya no es probable en el curso normal. Esa frase la define su política contable y su auditor, no esta nota. Lo que aquí importa es no usar el castigo para tapar una gestión que nunca se hizo.
Reserve con el mismo cuidado el monto. Castigar “todo el cliente” cuando solo una factura está sin documento esconde saldo bueno. Castigar solo lo indocumentado, y seguir lo que tiene acuse, es más trabajo de un rato y más honesto en la lámina. Si se castiga una cuenta que sigue viva, con documentos y con compras nuevas, el reporte se ve mejor y la exposición sigue. El cliente nuevo pedido entra “limpio” mientras el viejo ya no estorba la lámina. Crédito debería ver las dos cosas juntas. Un castigo no es permiso para volver a surtir como si el historial no existiera.
Al revés: se puede seguir una cuenta ya reservada cuando aparece una vía concreta, un convenio con pago inicial o un tercero que la trabaja con el expediente. Si entra dinero, se registra. El castigo no prohíbe cobrar. Prohíbe fingir que el saldo ya está en la proyección de caja.
La baja o la reserva la propone crédito o cobranza y la autoriza quien firma la política, con finanzas. No la decide el vendedor que quiere limpiar su meta, ni el gestor cansado de una sola cuenta difícil. El papel mínimo es el motivo, el monto, lo que se intentó y qué documento falta. Sin eso, el castigo es un botón.
Revise la lista un par de veces al año. Cuentas castigadas que volvieron a comprar, o que pagaron un parcial sin que nadie reabriera el caso, dicen que el criterio se aplicó de prisa. Cuentas no castigadas que llevan mucho tiempo sin contacto y sin documento dicen que el reporte sigue inflado.
Hay una tercera salida: no seguir igual por dentro, y tampoco darla por muerta. Si el expediente existe y su equipo ya no va a hacer la llamada incómoda, se puede evaluar fuera. Si el cliente ofrece liquidar por una parte, eso es una quita, con sus propias reglas, no un castigo disfrazado. Cerrar por un monto menor solo sirve si el resto entra ahora y queda escrito.
La pregunta del CFO no es “¿ya la dimos de baja?”. Es “¿esta cuenta todavía se puede explicar y hay a quién pedirle el pago?”. Si la respuesta es sí, seguir o cederla. Si es no, archive con motivo. Las dos decisiones se pueden defender. Dejarla en el vencido sin dueño, no.
Si el expediente existe y su equipo ya no va a llamar, lo revisamos sin costo ni compromiso. Le respondemos en un día hábil.
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